Der Mitarbeiter reicht seinen Verbesserungsvorschlag direkt bei seiner unmittelbaren personellen Führungskraft oder alternativ, bei einem zentralen Ideenmanagement ein. Je nach Entscheid des Mitarbeiters, wer als nächstes seinen Verbesserungsvorschlag bearbeiten soll, entscheidet entweder die Führungskraft selbst und direkt über die Umsetzung der Idee, sowie – ggf. bis zu einer bestimmten Wertgrenze - auch über die Prämienhöhe des Vorschlags, bzw. das zentrale Ideenmanagement greift in die weitere Bearbeitung des Verbesserungsvorschlages ein und bestimmt eine Führungskraft / Entscheider bei der die Idee umgesetzt werden soll.
Beteiligte Rollen
Mitarbeiter (Einreicher):
Der Mitarbeiter (oder mehrere Mitarbeiter bei Gruppenvorschlägen) ist der Startpunkt des Ideenmanagement-Prozesses. Er denkt sich einen Verbesserungsvorschlag aus und formuliert diesen über die Beschreibung des Ist-Zustandes, des Ziel-Zustandes und insbesondere des Lösungswegs.
Führungskraft:
Der Führungskraft sollten auch im "Mischmodell" die Verbesserungsvorschläge aller Mitarbeiter ihrer Kostenstelle bzw. ihrer Organisationseinheit direkt zugeleitet werden. Dies ist aber durch die besondere Koordinationsaufgabe des zentralen Ideenmanagements unter bestimmten Umständen nicht immer der Fall, so dass auch Verbesserungsvorschläge direkt vom Ideenmanagement an die Führungskraft weitergeleitet werden können. Die Führungskraft entscheidet aber in jedem Falle über die Umsetzung des Vorschlags und kann bis zu einer festgesetzten Prämienhöhe auch die Prämienzahlungen anweisen.
Ideenmanager:
Der Ideenmanager nimmt die Rolle des Koordinators für die Verbesserungsvorschläge ein, die anstelle einer direkten Bearbeitung bei der Führungskraft, zunächst beim zentralen Ideenmanagement eingegangen sind und unterstützt in beratender Tätigkeit als Mittler zwischen Einreicher, Entscheider (Führungskraft und/oder Gutachter).
Gutachter:
Für manche Umsetzungsentscheidungen sind ggf. besondere Gutachten zu erstellen, die nicht direkt von der Führungskraft durchgeführt werden können oder sollen. In diesem Fall kann die Führungskraft die Erstellung von Gutachten (z.B. durch Mitarbeiter aus der eigenen Kostenstelle oder Controlling) veranlassen.
Prämienkommission:
Prämienhöhen, die über den in einer Vereinbarung festgelegten Entscheidungsspielraum der Führungskraft hinausgehen, werden von der Prämienkommission verhandelt und entschieden. Ggf. hat auch das zentrale Ideenmanagement eine Prämienempfehlung festgelegt die in der Kommission entschieden wird. Die Prämienkommission trifft sich in regelmäßigen Abständen und diskutiert anhand von Leitlinien und Vergleichsfällen die Prämienhöhen für den Einreicher. Mitglieder der Prämienkommission sind, Vertreter des Unternehmens (z.B. Geschäftsführer oder Bereichsleiter) und der Arbeitnehmer (z.B. Vertrauensperson oder Betriebsrat).
Visualisierung
Bearbeitungsschritt a)
Einreichung
Beteiligte Rolle
Mitarbeiter
Aufgaben
Der Mitarbeiter formuliert einen Verbesserungsvorschlag und reicht diesen via Web-Browser im Intranet oder papierbasiert bei seiner Führungskraft ein.
Beispiel
Hugo Meier aus der Abteilung "Fertigung 5-Takt Motoren" ist für den Arbeitsschritt "Kolbenjustierung" zuständig. Von der vorgelagerten Fertigungsstufe wird ein spezieller Sicherungsring für den Transport eingelegt, der für den Arbeitsschritt der Kolbenjustierung entfernt wird. Bisher werden die Sicherungsringe nach dem Entfernen entsorgt. Herrn Meier kommt die Idee, dass diese Sicherungsringe gesammelt und dem vorgelagerten Arbeitsschritt wieder zugeführt werden können. Hierdurch könnten die Material- und Entsorgungskosten für die Sicherungsringe eingespart werden. Hugo Meier tippt diesen Verbesserungsvorschlag ein und entscheidet Fallweise ob die Idee an seine direkte Führungskraft Werner Wichtig weitergeleitet werden soll oder ob die Idee zunächst im zentralen Ideenmanagement zu bearbeiten ist.
Bearbeitungsschritt b1)
Entscheidung (Variante 1)
Beteiligte Rolle
Disziplinarische Führungskraft
Aufgaben
Die Führungskraft prüft den Verbesserungsvorschlag von der inhaltlichen Seite, trifft eine Entscheidung zur Umsetzung, veranlasst die Umsetzung und legt anhand der zu erwartenden Einsparungshöhe die Prämie fest. Die Führungskraft kann bei Bedarf Gutachter zur Beurteilung des Vorschlags mit einbeziehen.
Beispiel
Herr Wichtig nimmt den Verbesserungsvorschlag entgegen und freut sich spontan über die Idee, unnötige Materialkosten einzusparen. Da er jedoch Qualitätsbedenken bzgl. der Wiederverwendung hat, veranlasst er per Mausklick ein Gutachten von dem für die Qualitätssicherung in der Fertigung zuständigen Mitarbeiter Heinz Hurtig. Herr Hurtig prüft die Wiederverwendbarkeit und gibt ein positives Gutachten zurück. Herr Wichtig berechnet die rechenbare Einsparung anhand der jährlichen Produktionsmenge von 30.000 Kolben: 30.000 * 0,10 Cent Stückkosten der Sicherungsringe = 3.000 Euro Jahresnettonutzen. Entsprechend der Betriebsvereinbarung schlägt er eine Prämierung von 20% des Jahresnutzens = 600 Euro vor.
Bearbeitungsschritt b2)
Entscheidung (Variante 2.1) und Wahl einer Führungskraft / Entscheider
Beteiligte Rolle
Ideenmanager
Aufgaben
Der zentrale Ideenmanager prüft die formale Korrektheit des Verbesserungsvorschlags, unterstützt bei Bedarf den Einreicher bei der Ideenformulierung. Anschließend sucht der Ideenmanager eine Führungskraft / Entscheider, der die Umsetzung veranlassen kann und leitet den Verbesserungsvorschlag an diesen weiter.
Beispiel
Der Ideenmanager Matthias Macher prüft den Verbesserungsvorschlag und hält direkt Rücksprache mit dem Einreicher Hugo Meier, wie viele Sicherungsringe pro Tag derzeit verbraucht werden. Der Ideenmanager ergänzt den Verbesserungsvorschlag um die Mengenangabe und leitet den Verbesserungsvorschlag an die Führungskraft (=Fertigungsleiter der Organisationseinheit "Verbrennungsmotoren") Werner Wichtig weiter.
Bearbeitungsschritt b3)
Entscheidung (Variante 2.2)
Beteiligte Rolle
Entscheider = Nutzer, und/oder ggf. auch Gutachter
Aufgaben
Die Führungskraft prüft den vom zentralen Ideenmanagement erhaltenen Verbesserungsvorschlag und trifft eine Entscheidung zur Umsetzung, veranlasst die Umsetzung und legt anhand der zu erwartenden Einsparungshöhe die Prämie fest. Die Führungskraft kann bei Bedarf Gutachter zur Beurteilung des Vorschlags mit einbeziehen.
Beispiel
Herr Wichtig nimmt den Verbesserungsvorschlag aus dem Ideenmanagement entgegen und identifiziert eine interessante Idee aus seinem Verantwortungsbereich mit entsprechendem Potenzial unnötige Materialkosten einzusparen. Da er jedoch Qualitätsbedenken bzgl. der Wiederverwendung hat, veranlasst er per Mausklick ein Gutachten von dem für die Qualitätssicherung in der Fertigung zuständigen Mitarbeiter Heinz Hurtig. Herr Hurtig prüft die Wiederverwendbarkeit und gibt ein positives Gutachten zurück. Herr Wichtig berechnet die rechenbare Einsparung anhand der jährlichen Produktionsmenge von 30.000 Kolben: 30.000 * 0,10 Cent Stückkosten der Sicherungsringe = 3.000 Euro Jahresnettonutzen. Entsprechend der Betriebsvereinbarung schlägt er eine Prämierung von 20% des Jahresnutzens = 600 Euro vor.
Bearbeitungsschritt c)
Entscheidung zur Prämierung
Beteiligte Rolle
Führungskraft oder Ideenmanager und/oder Prämienkommission
Aufgaben
In Abhängigkeit von Wertgrenzen (bspw. 200 Euro Prämie) kann die Führungskraft in einem schnellen und kurzen Weg direkt die Prämienzahlung entscheiden. Prämien oberhalb eines bestimmten Grenzwertes werden von der "Prämienkommission" entschieden.
Beispiel
Die Ideenmanagement-Software erkennt aufgrund der Wertgrenze automatisch die Notwendigkeit, dass die Prämienkommission der Prämierung zustimmen muss und leitet einen web-basierten Abstimmungsprozess ein. Die Leiterin der Prämienkommission Hilde Heinzel bestätigt nach dem Abstimmungsprozess die Prämie (bzw. lehnt diese ab) und weist diese per Mausklick für die nächste Lohnabrechnung an.
